时间管理是什么

小嘿 2020-04-23 17:18:32
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时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标的过程。

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标的过程。

时间管理是什么

EMBA、MBA 等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。

管理研究

时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到资讯革命,时间管理理论也可分为四代。

(1)第一代的理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。

(2)第二代强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

(3)第三代是正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。

(4)又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

能够平衡时间需求。

1、详细周到地考虑工作计划----确定实现工作目标的具体手段和方法,预定出目标的进程及步骤。

2、善于将一些工作分派和授权给他人来完成,提高工作效率。

3、制订工作计划,将事务整理归类,并根据轻重缓急来进行安排和处理。

4、为计划提供预留时间,掌握一定的应付意外事件或干扰的方法和技巧;准备应变计划

1、每天安排出时间计划日程和优先事项。

2、能利用经手的文件进行工作。

3、确保工作速度能与目标或最后期限步调一致。

4、保持良好情绪,即使面对意料之外的需求时也能如此。

5、如果不是接待未预约谈话者的适宜时间,能迅速而坚定地要求非正式拜访者以后再来。

6、每天留出一定时间给“顺便拜访”的人。

优先次序

他们能够安排他们自己和其他人迅速适应工作量上的任何重大变革,并重新确定工作的优先次序。他们可能把个人的安排看做他们时间管理工具包中的首要工具。他们较容易觉察对于考虑正在进行的工作量的波动以及变革最后期限的需要,并且可能重新组织工作以达到最好的效果。

不足者的表现,他们很少或不花时间在系统地组织他们的工作任务,倾向于处理邻近的但是缺乏规划和远见的任务。他们通常会着亲自着手接踵而来的工作或者看起来是最紧急的工作,而不善于组织其他人去完成。

不足者需要认识到:为了达到适当的结果,人员、资源、目标、最后期限、可利用的时间应该被组合起来。不足者需要利用他们个人的优先权并且认识到在处理一系列未来的任务时总会有最佳次序。

1、迫使你自己至少每天花几分钟用钢笔和纸写出一天或一星期中要完成的重要任务。

2、确信你每天或每星期计划内和计划外的活动总是被列入时间日程,并且有必要的话,重新进行时间安排。

3、建立一个体系确保你能够容易地找出你需要做的事情。仔细考虑计划的目标和最后期限。

4、在你已经看过总工作量并且计算出有必要在多大程度上重新组织之前,不要做出承诺。

5、要认识到自己的能力有限,你可能需要借助其他人来达到目标或完成任务。

时间管理的方法有很多,这里我们来分享集各种方法之大成的 5 个。

GTD,Getting Things Done 的缩写。来自于 David Allen 的一本畅销书《Getting Things Done》,中国的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版社出版。GTD 的基本方法:GTD 的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

1. 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD 中称为 stuff)统统罗列出来,放入 inbox 中,这个 inbox 既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或 PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。

2. 整理:将 stuff 放入 inbox 之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空 inbox。将这些 stuff 按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。

3. 组织:个人感觉组织是 GTD 中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD 对下一步清单的处理与一般的 to-dolist 最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。

4. 回顾:回顾也是 GTD 中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保 GTD 系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

5. 行动:根据时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。

实现 GTD 的五类工具:

在线:资源很多,可以直接查找 如 RTM(remember the milk)

计算机:outlook MLO lifebanlance

PDA:MLO(wm 版) lifebalance(Palm)

纸+笔:GTD 笔记本

计算机+PDA:文夹 GTD 工具

6 点优先工作制

该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了 5 年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了 2.5 万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值 2.5 万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出 6 件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……

艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成 6 件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。

这是由 19 世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中 80%的结果几乎源于 20%的活动。比如,是那 20%的客户给你带来了 80%的业绩,可能创造了 80%的利润,世界上 80%的财富是被 20%的人掌握着,世界上 80%的人只分享了 20%的财富。因此,要把注意力放在 20%的关键事情上

根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:

A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

B.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

C.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。

D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有 3 张桌:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

具体方法

1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。

2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要 20%的努力。而 20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这 20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

5、要具有灵活性。一般来说,只将时间的 50%计划好,其余的 50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。

6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。

8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。

11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费 15 分钟时间去做。

12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说"不"。

13、奖赏自己。即使一个小小的成功,也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言,事情成功之后一定要履行诺言。

十一条金律

1、要和自己的价值观相吻合

自己一定要确立个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对自己最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对自己来说最重要的事。

2、设立明确的目标

成功等于目标,时间管理的目的是让自己在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把 4 到 10 个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。

3、改变自己的想法

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成,它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯,只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后,从明早开始,每天都从你的 time list 中选出最不想做的事情先做。

4、遵循 20 比 80 定律

生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事,而不是最紧急的事情上,然而一般人都是做紧急但不重要的事。

5、安排“不被干扰”时间

每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时侯这一小时比你 3 天工作的效率还要好。

6、严格规定完成期限

帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中,写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

7、做好时间日志

你花了多少时间在做哪些事情,把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

8、理解时间大于金钱

用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象,因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起,他花了 40 年时间成功,你跟 10 个这样的人交往,你不是就浓缩了 400 年的经验?

9、学会列清单

把自己要做的每一件事情都写下来,这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的 list 时,也会产生紧迫感。

10、同一类的事情最好一次把它做完

假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

11、每 1 分钟每 1 秒做最有效率的事情

你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(晋升)

企业更需要

时间管理是一个概念,更是一种方法,每一个人都需要对自己进行时间管理,但是更需要时间管理的其实是企业,因为作为单个人员如果你没有时间管理的概念也可以去工作,个人还能应付的了自己的工作,但是作为企业,他需要的时间管理概念是一个整体,如果这个整体出了问题那么整个公司就会处于不健康的状态,因为一个企业不是靠某一个人来运转的,而是要靠所有的员工高效率的配合才能产生最大的效益和价值。单个员工工作不进行时间管理看不来什么问题,但是如果所有的员工都没有时间管理的概念,那么对于公司来说将会造成巨大的损失。

但是因为时间管理是一个虚拟的概念,很多人对时间管理没有很明确的定义,并且时间管理不仅仅是个人安排一下自己的日程表这么简单而已,时间管理有很多需要总结计划调整的环节在里面,所以企业必须有一个系统的时间管理概念来贯穿整个公司的体系,所以企业需要提高时间管理的体系,更需要给员工提供一个学习时间管理的手段。而学习时间管理的方法,无非就两种方式,一种是创建自己的培训部门来培训员工,或者是花钱聘请培训公司对员工进行培训。另外一种方式就是找一些可以强化员工时间观念的工具来使用。第一种方式是给员工一个方法,第二种方式是让员工强制使用工具来塑造自己的工作习惯。我个人认为第二种方式要好过第一种,因为即使你花钱去请人来培训员工,可是培训过后还是需要面临执行问题。所以倒不如直接找一款管理工具让员工来使用,直接落实到执行层面。

例如我作为公司领导,我可以直接让员工将工作通过 WETASK 汇报给我,我有什么工作任务也通过 WETASK 分配下去,所有工作细节都在 WETASK 中体现出来,什么时间要完成什么工作,完成之后要对任务进行汇报、总结等等。长久之后员工就会养成良好的汇报工作的习惯,就无需管理者在单独的去强调时间管理。

执行技巧

1.开始。“没错,就是这个单词。我们要做的第一件事情就是开始。“Balancing Life Issues 公司的 CEO Wendy Kaufman 说到(该公司位于纽约州的 Ossining)。如果你要写点什么文章,那么请先安心坐下,然后至少写出第一个段落。只要这个事项能够顺利的启动,那后面的事情都是水到渠成的。

2.设定明确的目标。要建立一份工作事项清单,最好是结合日程计划,而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必须做的。

3.对工作的情况作详细记录。“这有助于分析你的时间使用情况,从工作日志中你可以看出哪项工作占用了更多的时间,哪项工作消耗时间最少,你是否达成了工作目标,以及怎样做才能让效率更高。“Pam O`shea 建议说 (Pam 是 Performance Insights 公司总裁,同时也是美国管理协会时间管理论坛的成员)。

4.批量处理电子邮件和来电。你是否像大多数人一样,每天都在随机处理来电和电子邮件信息呢?如果你总想在第一时间处理这些事务,那么你的工作时间将变得支离破碎,很难高效率的做好事情。O`shea 给我们的建议是:“要把电子邮件和来电的检查和回复工作集中在某个时间段一并处理。”为了管理好这些沟通事务,“请用好为你提供的电话工具和电子邮件系统。”

5.化繁为简。“将复杂的工作划分成小的简单的单元进行处理。”Tytel 博士解释说,“不能因为事情的复杂而拖沓,因为复杂的工作不可能一下就搞定。”

Kaufman 用打扫房间的事件做了一个比喻。你也许没有足够的时间打扫整个房间,但是你可以根据自己的可用时间有选择的做一部分清扫。她说:“如果你有 20 分钟,你可以清理一个抽屉或一个柜子。如果有 40 分钟,你可以整理衣橱或壁橱。如果有一小时,也许你可以收拾整个房间了。”

6.把工作按照优先程度进行排序。Tytel 博士说:“我们要理解紧迫程度和重要性之间的差异。”你也许应该将一天内必须做的事情、应该做的事情、以及想要做的事情统统列出来,然后按照紧迫性和重要性进行排序。

7.留出一部分时间什么都不要做。如果你习惯于将一天的日程排得满满的,那么在做事情之前你可能没有时间思考和准备,而这个过程可能是非常有价值的,Kaufman 这样建议道。如果你从始至终都是严格的按照日程时间表做每件工作,那么给自己留 20 分钟时间放松、反思、提前做个准备计划也许是很有用的。Tytel 博士补充道:“处理工作或者做项目要有时间规划,而且要严格遵循这些规划。”

8.工作不要超负荷。“现在的人都是疲劳过度,尤其是美国人。” Kaufman 说道。Tytel 同意 Kaufman 的观点,她建议,如果你感到自己的状态下降到正常水平的一半,那么你应该先好好休息。她说:“安排好放松和恢复的时间,如果我们连自己都照顾不好,那我们可能也没有能力做好其他的任何事情。”

9.知道什么时候应该说“不”。Tytel 博士说,许多人害怕让他们的主管知道自己有多忙,但很重要的是如果你忙不过来,你要为自己辩解。

10.知道什么时候你需要“时间管理”方面的帮助以及在哪里能获得这些帮助。“我们在图书馆和书店里能找到相关的书籍。“O`Shea 指出。读其中的任何一本,书能帮助你总结评价自己的时间管理能力,进而发现哪些方面有提高的空间。

Kaufman 说,如果你发现自己有时间管理问题,并且不擅长与此,通常情况下,说明你是一个右脑相对发达的人,那么你得承认你没有管理时间计划的天赋技能,对你来说外部的帮助可能是必要的。你可以考虑学习相关课程或者通过参加其他一些技能提高培训,把时间管理当作一个技能去学习,并且时不时的重温这些信息。

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